公益社団法人日本超音波医学会
代議員各位殿

公益社団法人日本超音波医学会
認定超音波専門医制度委員会
理事長　　工藤　正俊

拝啓　貴殿におかれましては、益々ご清祥のこととお慶び申し上げます。

本会の令和2年度定時社員総会（以下「社員総会」）は、当初、本会のこれまでの慣例に従い、第93回学術集会期間中に開催することを予定しておりました。しかしながら、新型コロナウイルス感染症のひろがりと緊急事態宣言の発令により第93回学術集会が延期されたこと、総会に先立つ理事会の開催も延期されたことに伴い、下記のとおり6月21日に開催することにいたしました。

新型コロナウイルス感染症に関する緊急事態宣言は、５月25日をもって全都道府県で解除されました。しかしながら、緊急事態宣言の解除後も、都道府県を超えた移動等については自粛が求められるなど、引き続き予防策を適切に講じることが求められており、現時点では、特定の会場に代議員の皆様全員にご参集頂く、いわゆる全国規模・大規模の会議を東京都内で開催することについては困難と判断いたしました。

このため、新型コロナウイルス感染症への感染防止と法令・本会の定款に定められた定時社員総会の開催を両立させるため、令和２年度の定時社員総会は、一同に介しての方式では開催せず、下記の「社員総会の進め方」に示しましたように、招集を行う理事長その他の役員や次期の役員候補者に参集頂く（参集が難しい方はテレビ会議でご参加頂く）こととし、代議員各位には「書面による議決権行使書(以下｢議決権行使書｣)」｢委任状」により議決にご参加頂くことを理事会で決議いたしました。何卒ご了承の上、議決権を行使下さいますようお願い申し上げます。

敬具

【社員総会の進め方】

1. 代議員に社員総会の案内と「議決権行使書」「委任状」を送付する。
   （本会のウェッブサイトからダウンロードできるようにする。）
2. 代議員から「議決権行使書」又は「委任状」を提出して頂く。
3. 提出頂いた「議決権行使書」は、事務局で適正に集計し、結果を社員総会に報告する。
4. 社員総会の開催通知に従い、定時社員総会を開催する。
5. 社員総会では定款に従い、通常どおり議長と議事録作成人(２名)を選出する。
6. 各審議事項に関して「議決権行使書」「委任状」による社員の意思を適正に反映した運営を行う。
7. 社員総会終了後、社員総会の審議結果を社員に通知する。

【「議決権行使書」「委任状」の提出について】

• 代議員各位には、「議決権行使書」又は「委任状（代理人による議決権行使)」のいずれかにより、議決にご参加下さるようお願い申し上げます。
  社員総会の成立には、「議決権行使書」「委任状」による参加を含め過半数を超えるご参加が必要となります。是非とも、権利行使をして頂くようお願い申し上げます。
• 「議決権行使書」又は「委任状」により議決に参加される場合には、様式Ⅱの「議決権行使書」又は様式Ⅲの「委任状」のいずれかに必要事項をご記入のうえ、６月12日（金）正午までに電子メール（様式はPDFにして添付して下さい）、郵送(消印有効)、ＦＡＸにてご返送下さい。
• 「議決権行使書」又は「委任状」による議決に参加されない場合（欠席の場合）には、様式Ⅳの氏名の欄にご記入(自署)又は押印して頂き、６月12日（金）正午までに電子メール（様式はPDFにして添付して下さい）、郵送(消印有効)、ＦＡＸにてご返送下さい。

【出席される方】

• 社員総会に出席される方は、様式Ⅰの氏名の欄にご氏名をご記入(自署)頂き、６月12日（金）正午までに電子メール（様式はPDFにして添付して下さい）、郵送（必着）、ＦＡＸにてご送付下さい。
• 多数の希望があり、運営に支障が生じる場合等には、出席頂く人数を限定させて頂く場合やテレビ会議での出席とさせて頂く場合もあります。ご理解とご協力をお願い申し上げます。様式１を提出頂いた方には、６月16日(火)までに本会からご連絡いたします。

【社員総会の案内、各種様式、社員総会資料について】

• 社員総会の案内と「（様式Ⅰ）出席通知」「（様式Ⅱ）議決権行使書」「（様式Ⅲ）委任状」「（様式Ⅳ）欠席通知」は、本会のウェブサイトにて閲覧、ダウンロードができます。
• 社員総会の「議案に関連する参考資料（「社員総会資料」）」は、本会のウェブサイトにて公開（６月１日（月）までに公開予定）することで、交付に替えさせて頂きます。
  何卒ご了承下さいますようお願い申し上げます。
• 今回の社員総会は、これまでの社員総会のように冊子体は作成しませんので、ウェブサイトの資料で議案の内容をご確認下さい。

記

1 開催日時	令和2年6月21日(日)　13時～14時
2 開催場所	公益社団法人日本超音波医学会事務局
3 議案
第1号議案	令和元年度事業報告（令和元年度事業報告及び附属明細書）の承認について
第2号議案	令和元年度収支決算報告（令和元年度計算書類（貸借対照表及び正味財産増減計算書）及び附属明細書並びに財産目録）の承認について
第3号議案	令和元年度収支決算監査報告の承認について
第4号議案	令和2年度事業計画書について(報告事項)
第5号議案	令和2年度収支予算書（令和2年度予算）、資金調達及び設備投資の見込を記載した書類について(報告事項)
第6号議案	令和2・3年度役員の選任について(決議事項)
第7号議案	会費滞納による資格喪失者について(令和2年3月31日現在)（報告事項)
第8号議案	名誉会員・功労会員の推薦について（承認事項）
第9号議案	その他